Oznámenie spoločnosti Canon o ochrane osobných údajov pri nábore

Toto oznámenie poskytuje našim uchádzačom o zamestnanie („vy“ v príslušnom gramatickom tvare) všeobecné informácie o spracovaní osobných údajov spoločnosťou Canon, ako aj informuje o právach, ktoré máte na základe zákona o ochrane údajov. V tomto oznámení označujeme tento typ informácií ako „náborové údaje“. Predtým, než poskytnete svoje osobné údaje spoločnosti Canon, si starostlivo prečítajte toto oznámenie.

Pojem „Canon“ označuje spoločnosť Canon Europa N.V a akúkoľvek z jej pobočiek a pridružených spoločností, ktoré priebežne vznikajú a zanikajú. Spoločnosť Canon sa v tomto oznámení označuje aj pojmom „my“ v príslušnom gramatickom tvare.

Získavanie osobných údajov

Náborové údaje získavame kvôli spravovaniu našich aktivít súvisiacich so zabezpečovaním ľudských zdrojov a náborom, ako aj pre účely organizačného plánovania. Toto je niekoľko príkladov informácií, ktoré môžeme od vás získať:

• Informácie týkajúce sa žiadosti: Tieto informácie nám vo všeobecnosti povedia kto ste, a pomôžu nám vytvoriť si obraz o vašich schopnostiach a vhodnosti na určité pozície. Tento typ informácií môže obsahovať vaše meno, adresu, telefónne číslo, e-mailovú adresu, iné kontaktné údaje a uprednostňované spôsoby ako vás kontaktovať. Môžu tiež obsahovať informácie z vášho sprievodného listu, životopisu (napr. profesionálna kvalifikácia, predchádzajúce pracovné skúsenosti, úroveň vzdelania, kompetencie a zručnosti, súčasná základná mzda, doplnkové bonusy a/alebo odmeny, osobné záujmy a skúsenosti), informácie z vašich účtov na sociálnych sieťach alebo osobných webových stránok alebo účtov (napr. LinkedIn alebo Twitter), o tom, ako ste sa dopočuli o tejto pozícii, informácie o type práce a projektoch, do ktorých ste boli zapojení, a akékoľvek iné informácie, ktoré ste nám ochotní poskytnúť ako súčasť vašej žiadosti.
• Informácie týkajúce sa náborového procesu: Tieto informácie boli získané počas náborového procesu. Ide napríklad o vaše výsledky dosiahnuté v hodnotiacich centrách alebo na pohovore a informácie, ktoré poskytli vaši garanti.
• Informácie týkajúce sa budúcich príležitostí: Tieto informácie sú zhromažďované preto, aby sme s vami zostali v kontakte v prípade, že v budúcnosti sa v spoločnosti Canon vyskytnú nové pracovné príležitosti. Ide napríklad o vaše meno, e-mailovú adresu, profil na portáli LinkedIn, miesto bydliska, odborné znalosti a typ pozície, o ktorú sa zaujímate. Pri podávaní svojej žiadosti sa môžete z tejto databázy odhlásiť.
• Prihlasovacie meno a heslo a ďalšie podobné informácie použité v spojitosti s vaším overovaním.
• Údaje zo stránky online náborového systému spoločnosti Canon: Tieto informácie súvisia s vaším používaním nášho webového portálu, napríklad vašej IP adresy. Tieto informácie mohli byť získané pomocou súborov cookie a podobných technológií. Pre viac informácií o tom, ako používame súbory cookie a podobné technológie, si prosím prečítajte naše zásady používania súborov cookie.

Spoločnosť Canon tiež môže uskutočniť ďalšie preverovania a získavať hodnotenia od tretích strán a počas náborového procesu tieto informácie uchovávať („preverenie pred uzatvorením pracovného pomeru“). Osobné údaje, ktoré sa týkajú záznamov v registri trestov alebo zdravotná dokumentácia sa budú overovať len v prípade, ak to povoľuje príslušný zákon.

Pokiaľ nám chcete, ako súčasť svojho životopisu, poskytnúť podrobné informácie o garantoch alebo akejkoľvek tretej strane, zodpovedáte za to, že tretia strana súhlasí s tým, že sme získali prístup k ich údajom. Ak nám poskytnete takéto údaje, spoločnosť Canon predpokladá, že ste súhlas obdŕžali.

Upozorníme vás, ktoré požadované informácie sú povinné a ktoré nie. Taktiež vysvetlíme dôsledky, ak by ste sa rozhodli neposkytnúť informácie, ktoré sme označili ako povinné. V niektorých prípadoch to môže znamenať, že nebudeme môcť spracovať vašu žiadosť o zamestnanie.

Používanie osobných údajov

Tieto informácie používame na vyhodnotenie a výber kandidátov. Medzi typické príklady použitia patria:

• overenie a spracovanie vašej žiadosti, napr. aby sme mohli vyhodnotiť, či vaše schopnosti zodpovedajú požiadavkám, zostaviť užší zoznam kandidátov a overiť referencie a profesionálne predpoklady, ktoré nám poskytli uchádzači,
• príprava a uskutočnenie pohovorov a testov,
• zabezpečenie našich pracovísk aby sme boli schopní, napr. zaistiť, že naše priestory, majetok, informácie, zamestnanci a ďalšie osoby sú v bezpečí,
• vyhodnotenie a posúdenie výsledkov pohovorov a testov; a
• ďalšie prípadné použitia potrebné v procesoch náboru, vrátane finálneho náboru.

Náborové údaje tiež môžeme využiť na zabezpečenie dodržiavania príslušných právnych zákonov a noriem, napr. aby sme splnili požiadavky na bezpečnosť a ochranu zdravia a iné právne alebo finančné povinnosti, či v spojitosti so súdnymi žalobami, interným vyšetrovaním alebo auditom a na zaistenie súladu s našimi zásadami týkajúcimi sa prania špinavých peňazí, podplácania a korupcie, ako aj monitorovania rovných príležitostí.

Vždy, keď si budeme overovať náborové údaje, ktoré ste nám poskytli počas náborového procesu ako súčasť preverenia pred uzatvorením pracovného pomeru, vopred vás budeme informovať o tom, ktoré aspekty vašich náborových údajov budeme overovať. Vysvetlíme vám tiež, ako budú prebiehať preverenia pred uzatvorením pracovného pomeru. Údaje z registra trestov (ak ich budeme zhromažďovať) a zdravotné záznamy budeme zhromažďovať iba prostredníctvom oficiálnych autorizovaných zdrojov a v súlade s platnými zákonmi.

Vaše náborové údaje budeme spracovávať iba vtedy, ak na to existuje právny predpoklad. Obecne budeme vaše údaje spracovávať, aby sme boli schopní lepšie sa rozhodnúť, či s vami uzavrieme pracovnú zmluvu. V ostatných prípadoch budeme spracovávať vaše náborové údaje, pretože ste nám udelili súhlas. V tomto prípade môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať.

Vaše náborové údaje môžeme spracovávať aj preto, aby sme dodržali naše zákonné povinnosti, alebo pretože ide o náš oprávnený obchodný záujem (napr. pokiaľ potrebujeme dostatočne podrobne spoznať našich uchádzačov, aby sme mohli uskutočniť efektívny náborový proces).

Zverejňovanie osobných údajov

(a) V rámci spoločnosti Canon

Prístup k náborovým údajom umožníme len osobám v rámci našej skupiny spoločností, ktoré „potrebujú tieto údaje poznať. To sú napríklad osoby v rámci spoločnosti Canon, ktoré budú spracovávať vašu žiadosť a náborový proces (môžu sem patriť pracovníci z oddelenia ľudských zdrojov a pracovníci, ktorým by ste boli podriadení, ak uspejete v náborovom procese).

(b) Mimo spoločnosti Canon

Spoločnosť Canon spolupracuje s tretími stranami, ktoré nám poskytujú služby. Náborové údaje teda môžeme napr. zdieľať s poskytovateľmi, ktorí spravujú našu online náborovú platformu, alebo ktorí pre nás vykonávajú testovanie uchádzačov a overujú vašu žiadosť a údaje, ktoré ste nám poskytli. Patrí sem overenie vzdelania a profesionálnej kvalifikácie. Vo všeobecnosti poskytneme vaše náborové údaje našim dodávateľom a iným tretím stranám iba v nasledujúcich prípadoch:

• keď to vyžaduje zákon,
• ako reakciu na legitímnu žiadosť o pomoc zo strany polície alebo iného donucovacieho orgánu (vrátane donucovacích orgánov v krajinách, kde pôsobí spoločnosť Canon alebo jej subdodávatelia alebo zástupcovia, ako aj v krajinách, cez ktoré dochádzalo k presunu vašich osobných údajov podľa tohto oznámenia), a/alebo
• za účelom získania právnej pomoci od našich externých právnikov alebo v spojitosti so súdnym sporom s treťou stranou.

Spoločnosť Canon taktiež podnikne zodpovedajúce technické, organizačné a právne kroky, aby zabezpečila vaše osobné údaje.

Uchovávanie vašich osobných údajov

Spoločnosť Canon je globálna organizácia, ktorá má pobočky, obchodné procesy, štruktúry riadenia a technické systémy, ktoré prekračujú štátne hranice. Spoločnosť Canon preto môže používať zdroje a servery umiestnené v rôznych krajinách v regióne Európy, Stredného východu a Afriky. V dôsledku toho môžu byť vaše osobné údaje prenesené a spracované mimo krajiny, v ktorej používate webové stránky spoločnosti Canon alebo iným spôsobom poskytujete spoločnosti Canon svoje osobné údaje. Patria sem krajiny mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), ktoré nemajú zákony, ktoré špecificky zohľadňujú osobitnú ochranu osobných údajov.

Vždy, keď prenesieme vaše náborové údaje mimo EHP alebo Spojeného kráľovstva, podnikneme zákonom požadované kroky, aby sme zabezpečili, že sú vaše náborové údaje patrične chránené a že sa s nimi zaobchádza bezpečne a v súlade s týmto oznámením. Ak sa nachádzate v EHP alebo v Spojenom kráľovstve, môžete nás kontaktovať a požiadať o znenie bezpečnostných opatrení, ktoré sme za týchto okolností podnikli v záujme ochrany vašich náborových údajov a práv na súkromie.

Doba uchovávania vašich osobných údajov

Vaše náborové údaje budeme uchovávať v súlade s našimi internými zásadami a postupmi uchovávania údajov. Spoločnosť Canon uchová vaše osobné údaje 12 mesiacov od dátumu ich odovzdania alebo poslednej aktualizácie vašich informácií o účte/osobných informácií. Ak sa však rozhodnete, že sa nebudete v budúcnosti uchádzať o ďalšie pracovné ponuky, môžete si túto možnosť zvoliť počas procesu vyhodnocovania, a na konci procesu vaše údaje odstránime. Po 12 mesiacoch od odovzdania alebo poslednej aktualizácie vášho profilu budú vaše údaje anonymizované a nebudú prístupné na prezeranie alebo sledovanie. Pred spustením procesu anonymizácie vám spoločnosť Canon môže poslať pripomienku s možnosťou, či chcete uchovať svoje údaje v našej databáze talentov. Ak si želáte ponechať svoje osobné údaje v našej databáze talentov aj po uplynutí vyššie uvedeného obdobia, môžete jednoducho odpovedať na odoslanú pripomienku a spoločnosť Canon môže uchovať vaše údaje ďalších 12 mesiacov.

Ak ste uspeli v náborovom procese spoločnosti Canon a stali sa zamestnancom, vaše osobné údaje sa môžu stať súčasťou vášho spisu zamestnanca a môžu sa používať na iné účely súvisiace so zamestnaním/prácou a môžu zostať v databáze talentov spoločnosti Canon pre prípadné budúce pracovné pozície. Vaše osobné údaje tiež môžu podliehať ďalším dodatočným podmienkam, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov zamestnancov spoločnosti Canon.

Vaše práva

Ako osoba, ktorej osobné údaje spoločnosť Canon spracováva, máte právo požiadať o prístup k náborovým údajom, ktoré o vás uchovávame, ich opravu alebo vymazanie. Máte tiež právo vzniesť námietku voči spracovaniu alebo obmedziť určité typy spracovania vašich náborových údajov a požiadať o zhotovenie a dodanie strojovo čitateľnej kópie vašich náborových údajov, ktoré ste nám poskytli.

Ak zistíte vo svojej žiadosti chybu, ktorú by ste chceli opraviť, aktualizujte ju v našom online systéme alebo sa na nás obráťte prostredníctvom nižšie uvedených kontaktných údajov.

Zákonné nároky si môžete uplatniť tak, že nás kontaktujete prostredníctvom údajov v nižšie uvedenej časti. Každú žiadosť o uplatnenie niektorého z týchto práv posúdime individuálne. Môžu nastať prípady, kedy nie sme zo zákona povinní vyhovieť vašej žiadosti alebo kde príslušné predpisy o ochrane osobných údajov stanovujú zákonnú výnimku.

Ak nie ste spokojní so spôsobom spracovania vašich náborových údajov, žiadame vás, aby ste sa v prvom rade obrátili na nás. Pokiaľ budete aj naďalej nespokojní, máte právo podať sťažnosť orgánu na ochranu údajov.

Vaše osobné údaje (vrátane vášho životopisu) môžeme kedykoľvek a bez predchádzajúceho oznámenia odstrániť. Preto by ste si mali odložiť kópiu osobných údajov, ktoré ste nám poskytli.

Ako nás kontaktovať

Spoločnosť Canon sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje v súlade s príslušnými zákonmi o ochrane súkromia a ochrane osobných údajov. V záležitostiach týkajúcich sa tohto oznámenia sa môžete obrátiť na pracovníka pre ochranu údajov spoločnosti Canon na adrese DataProtectionOfficer@canon-europe.com. Spoločnosť Canon Europe Ltd. môžete tiež kontaktovať na adrese:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
Spojené kráľovstvo
United Kingdom UB11 1AF.

Aktualizácie tohto oznámenia

Toto oznámenie môžeme aktualizovať tak, aby zodpovedalo zmenám v právnych predpisoch či našim vlastným postupom v oblasti ochrany osobných údajov v súlade so zákonom. Keď k takýmto aktualizáciám dôjde a keď to vyžaduje zákon, poskytneme vám nové alebo aktualizované oznámenie, v ktorom bude podrobne popísaná zmena používania vašich náborových údajov vrátane toho, čo musíte urobiť v prípade, že je to potrebné.

Toto oznámenie bolo naposledy aktualizované 26. apríla 2018