DWF: ide to aj inak

Výzva

DWF LLP je jedna z najúspešnejších právnických firiem v Spojenom kráľovstve, ktorá sa rýchlo rozrástla zo štvorčlennej právnickej kancelárie na firmu s 2 300 zamestnancami v 13 medzinárodných pobočkách. Cieľom spoločnosti je budovať na tomto úspechu, stúpať v rebríčkoch právnických firiem a dostať sa do pätnástky najlepších. Pri tomto cieli však ani zďaleka nejde len o finančnú výkonnosť.

Konateľ a výkonný riaditeľ Andrew Leaitherland hovorí: „Veľkú príležitosť pre nás predstavuje možnosť robiť veci inak.“ V tejto filozofii sa odrážajú tri strategické ciele spoločnosti: poskytovať lepšie služby klientom, pracovať ziskovejšie a vytvárať prostredie, ktoré láka tých najlepších zamestnancov a umožňuje im využívať v práci svoj potenciál naplno. V odvetví, v ktorom prevažujú postupy s výraznou spotrebou papiera, je digitálna správa tlače a informácií pri dosahovaní týchto cieľov absolútne nevyhnutná.

„V tomto odvetví sú hlboko zakorenené tradičné pracovné postupy,“ vysvetľuje Janice Mooresová, riaditeľka oddelenia služieb a obstarávania spoločnosti DWF. „Prekonanie postupov náročných na čas a prostriedky, ktoré sú zaužívané v právnickom odvetví, nám dáva výraznú konkurenčnú výhodu.“ Spoločnosť DWF sa preto rozhodla zdigitalizovať svoje základné pracovné postupy a vytvoriť flexibilnejšie pracovné prostredie. V praxi to znamenalo poradiť si s nákladnými a zložitými operáciami, pri ktorých sa každoročne produkovalo až 57 miliónov vytlačených strán. Okrem toho musela spoločnosť dodržať prísne odvetvové regulačné požiadavky týkajúce sa zabezpečenia citlivých údajov klientov.

Riešenie od spoločnosti Canon

Spoločnosť Canon vypracovala v úzkej spolupráci so spoločnosťou DWF novú stratégiu obehu dokumentov, pričom preorganizovala tlačovú infraštruktúru v celej firme. Zaviedla mobilný prístup k dokumentom, mobilnú tlač a digitálne poštové oddelenie, ktoré automaticky digitalizuje a doručuje všetku korešpondenciu priamo do e-mailovej schránky adresáta. Toto riešenie správy dokumentov malo zamestnancom pomôcť pracovať flexibilnejšie – či už na cestách, alebo z inej kancelárie – a zahŕňalo preto systém bezpečnej identifikácie a uvoľňovania úloh v záujme zabezpečenia informácií.

Výhody

Azda najvýraznejšie pocítili vplyv digitálnej transformácie spoločnosti DWF jej zamestnanci, ktorí majú teraz k dispozícii nástroje na efektívnu prácu bez ohľadu na to, kde práve pracujú. Ako vysvetľuje Janice Mooresová, spoločnosť sa vďaka tomu odlíšila od svojich konkurentov, pokiaľ ide o služby zákazníkom: „Tým, že sme našim používateľom umožnili získať prístup k dôležitým informáciám a pracovným procesom odkiaľkoľvek, presadzujeme efektívnosť práce a ochotu robiť viac pre našich klientov.“

Kancelárie spoločnosti DWF teraz predstavujú takmer domácke prostredie, ktoré výraznejšie podnecuje spoluprácu, keďže nová tlačová infraštruktúra umožňuje klientom pracovať na diaľku a tlačiť v pobočkách DWF. Janice Mooresová poznamenáva: „Skutočnosť, že naši klienti môžu prísť do ktorejkoľvek našej pobočky a fungovať tam, akoby to bola ich vlastná kancelária, je niečo, čo nemôže ponúknuť takmer žiadna iná právnická firma.“

Výhody digitálneho poštového oddelenia od spoločnosti Canon boli rovnako pôsobivé. Toto riešenie umožňuje plynulejší tok informácií v celom podniku a spoločnosť DWF navyše očakáva, že bude mať len dvojročnú návratnosť investícií a že jej aj v budúcnosti bude šetriť náklady vo výške až 1 milióna libier ročne.

Dokumenty sa digitálne uchovávajú, zálohujú a zabezpečujú, čím sa úplne transformovali postupy vyhľadávania a archivácie informácií. Zamestnanci môžu teraz pracovať rýchlejšie a efektívnejšie a nižšia potreba papierových dokumentov viedla k obrovským úsporám kancelárskeho priestoru – náklady na fyzické skladovacie priestory sa znížili o vyše 50 %.

Inovácie však neprebiehajú na úkor bezpečnosti a celý balík riešenia má osvedčenie o spĺňaní najprísnejšej medzinárodnej normy v správe zabezpečenia informácií – ISO 27001. Riešenie podporuje sledovanie environmentálnych cieľov a tvorbu príslušných prehľadov a spoločnosti DWF dokonca pomáha znižovať uhlíkovú stopu a zaistiť celkovú akreditáciu ISO 14001.

Tento prístup nepochybne funguje: v roku 2014 denník The Financial Times vyjadril firme uznanie, keď ju vyhlásil za jednu z najinovatívnejších spoločností v celej Európe. Janice Mooresová na záver dodáva: