Automatizácia nie je žiadnou novinkou. Ľudia, ktorých motivuje potreba zvýšenej produktivity, vytvorili technológie na dokončenie úloh bez asistencie. Už po stáročia, od parných lokomotív až po automobilovú montážnu linku, pomáha automatizácia oslobodiť zamestnancov od všedných a opakujúcich sa úloh, aby boli pracoviská efektívnejšie ¹.

No v kanceláriách má automatizácia rôzne formy. Pracovníci s vedomostnými rolami pridávajú hodnotu tak, že vytvárajú a zdieľajú informácie. Vďaka tomu je ich práca efektívnejšia, čo veľmi posilňuje konkurencieschopnosť.

Nedávno sme uskutočnili výskum, ako sa procesy menia na pracovisku vrátane spôsobu, akým organizácie spravujú dokumenty a informácie. Zistili sme, že organizácie začínajú uplatňovať automatizáciu rôznymi spôsobmi. To zase poskytuje výhody, ktoré výrazne presahujú efektivitu, ako napríklad zlepšenie skúseností zákazníkov či zachovanie bezpečnosti a súladu s normami.

Zaznamenali sme aj to, že mnohé podniky majú problém posunúť sa zo základných foriem automatizácie na vyspelé typy. Preto sme sa pýtali: prečo?

Hoci automatizácia bola rýchlo rastúcim odvetvím už pred pandémiou, v posledných rokoch došlo k nárastu jej používania, pričom globálny trh automatizácie podnikových procesov narástol z 5,1 miliardy $ v roku 2016 na 12,7 miliardy $ v roku 2021 ². Pandémia tento proces urýchlila, pretože donútila mnohé podniky, aby digitalizovali veľké oblasti svojich činností³. Podľa správy spoločnosti McKinsey bolo prijatie technológií v skutočnosti 25-krát rýchlejšie ako pred pandémiou ⁴.

Výsledok? Podniky sa výrazne snažili o automatizáciu predtým prehliadaných obchodných funkcií, ako sú služby zákazníkom, ľudské zdroje a spracovanie faktúr, ktoré zahŕňajú opakované procesy vhodné na automatizáciu, aj keď mnohé organizácie to skôr nemohli uprednostniť.

Spoločnosť McKinsey tiež zistila, že vďaka týmto pokrokom sa postoje zmenili z používania automatizácie na zníženie nákladov, na získanie konkurenčnej výhody⁵. Keďže automatizácia stále napreduje a uplatňuje sa na zložitejšie obchodné procesy, prináša aj strategickejšie výhody.

Náš výskum zahŕňal otázku, pre osoby rozhodujúce v oblasti IT ohľadom ich skúseností s automatizáciou. Na základe ich odpovedí sme identifikovali tri kľúčové oblasti, v ktorých stále vidia výhody:

Náš výskum potvrdil, že produktivita je jednou z výhod, ktoré sa najčastejšie spája s automatizáciou. 37 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT uviedlo, že vďaka nej môžu pracovať efektívnejšie, čo z nej robí tú najväčšiu výhodu.

32 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT zistilo, že vďaka investícii do automatizácie zjednodušili riadenie súladu a ochranu kritických informácií.

34 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT, s ktorými sme hovorili tvrdia, že automatizácia im pomohla zlepšiť skúsenosti zákazníkov. Toto sú jej tri najväčšie výhody.

Osoby rozhodujúce v oblasti IT sú očividne spokojní so zavedením automatizácie na pracovisku. No existujú ešte oblasti, v ktorých by sa mohli posunúť ďalej a priniesť tak do svojich organizácií viac výhod automatizácie?

Ochrana údajov robí osobám rozhodujúcim v oblasti IT neustále starosti a so zvyšujúcimi sa virtuálnymi a hybridnými spôsobmi práce je pre organizácie ťažšie sledovať správanie zamestnancov. 36 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT uviedlo, že buď vedia, alebo sa domnievajú, že zamestnanci nedodržiavajú procesy súladu. Preto nie je žiadnym prekvapením, že už investujú do technológie digitálnej správy dokumentov, aby získali lepší prehľad a kontrolu nad tým, ako informácie prúdia v rámci ich organizácie.

Napríklad 53 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT má zavedené automatické prístupové práva, ktoré zabezpečujú, že neoprávnení zamestnanci nemajú prístup k citlivým dokumentom. 51 % automaticky uplatnilo časové rámce ukladania, aby zabezpečili odstránenie citlivých dokumentov v súlade s GDPR.

Približne polovica osôb rozhodujúcich v oblasti IT uviedla, že využili niektorú z potenciálnych príležitostí digitálnej správy dokumentov, na ktoré sme sa pýtali.

Keď sme sa pozreli na zložitejšie implementácie zahrňujúce celé pracovné toky, uvedomili sme si, že prijatie tejto fázy automatizácie osobami rozhodujúcimi v oblasti IT je výrazne nižšia. Dôležité je, že ide o najvplyvnejšie druhy automatizácie, ktoré môžu transformovať skúsenosti zamestnancov a zákazníkov.

Napríklad len 29 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT automatizovalo svoju komunikáciu so zákazníkmi a iba 30 % dokáže poskytovať zákazníkom a klientom automatický stav aktualizácii.

Takže kde je problém a ako môžu osoby rozhodujúce v oblasti IT preklenúť priepasť tak, aby neboli pozadu?

Zavedenie automatizácie pracovného toku je jednoducho zložité. Počas nášho výskumu sa však ukázalo, že zavedenie takejto rozsiahlej automatizácie môže byť odstrašujúce z iného konkrétneho dôvodu – problémy s kompatibilitou medzi novou a existujúcou technológiou. Osoby rozhodujúce v oblasti IT uviedli, že keď pre svoju organizáciu vyberajú novú technológiu, pozerajú hlavne na to, či bude kompatibilná už s existujúcou IT infraštruktúrou.

Keďže organizácie prevádzkujú čoraz zložitejšie technologické ekosystémy, faktom je, že aktualizácie a inovácie nie sú jednoduché. Náš výskum zistil, že 27 % osôb rozhodujúcich v oblasti IT zaznamenalo počas svojej poslednej významnej technologickej implementácie oneskorenia a 23 % nainštalovalo túto technológiu, ale potom zistili, že funkčnosť sa na daný účel nehodí. To, čo malo podniku zefektívniť správu informácií, môže mať pri nesprávnom postupe opačný účinok.

V mnohých prípadoch je výber správneho partnera počas zavádzania novej technológie rozdielom medzi úspechom alebo zlyhaním. Náš výskum naznačil, že spolupráca s nesprávnym partnerom môže zhoršiť problémy s kompatibilitou. Preto výber skúseného partnera v oblasti integrácie a organizácie riešení môže osobám rozhodujúcim v oblasti IT pomôcť minimalizovať akékoľvek narušenie a neistotu.

Dozvedeli sme sa, že zvýšenie digitálnej vyspelosti ponúka podnikom materiál na to, aby boli viac vyvážené. Automatizácia je základnou súčasťou tejto cesty. Zlepšuje tak skúsenosť zamestnancov, ako aj zákazníkov, a poskytuje hĺbkový prehľad o informáciách v organizáciách viac než kedykoľvek predtým.

Aby však bolo možné čo najlepšie automatizáciu využiť, podniky musia byť pripravené vytvoriť plán rastu, ktorý dokáže obísť prekážky zabraňujúce kompatibilite. A vďaka objaveniu toho správneho partnera bude prebiehajúci presun do automatizovanej budúcnosti oveľa menej zastrašujúci.

Stiahnite si našu správu a objavte problémy, ktorým dnes čelia rozhodujúce osoby v oblasti IT, ako sa meria digitálna vyspelosť vášho podniku a oblasti, do ktorých môžete investovať, aby ste vybudovali praktickú stratégiu automatizácie.