Naše štyri najlepšie rady pre bezproblémové zavedenie technológie Information Management

Rozhodnutie investovať do novej technológie na zlepšenie toku informácií v organizácii je jedna vec. Úspešné zavedenie s minimálnymi prestojmi a pri zachovaní nízkych nákladov je niečo úplne iné.

Je dôležité realizovať ho správne, pretože katastrofálne technologické implementácie sa dostávajú na titulné stránky novín – či už ide o zrušený systém záznamov o pacientoch NHS, ktorý bol opísaný ako „najväčšie zlyhanie IT, aké sme kedy videli“¹, alebo o nepodarený systém automatizácie skladu spoločnosti Sainsbury, ktorý bol neskôr zrušený s nákladmi 150 mil. GBP².

V našom novom výskume sme oslovili tisíce osôb rozhodujúcich v IT, aby sme zistili, ako sa vyvíjajú podnikové procesy. Ukázalo sa, že počas implementácie nových technológií bola kompatibilita s existujúcou architektúrou označená za hlavný problém, s ktorým sa osoby rozhodujúce v IT stretli.

Tieto problémy môžu byť pre nový technologický projekt likvidačné, a to v čase, keď sa mnohé podniky snažia o väčšiu digitálnu vyspelosť. Zistili sme dokonca, že 10 % respondentov bolo v priebehu posledných niekoľkých rokov nútených úplne upustiť od implementácie.

V tomto článku uvedieme štyri oblasti, ktoré by osoby rozhodujúce v IT mali zvážiť pri zavádzaní nových technológií. Správne nastavenie týchto prvkov ponúka šancu na plynulejšiu a prínosnejšiu implementáciu, aby podniky mohli začať využívať výhody svojich nových systémov.

V rámci výskumu pre túto správu sme sa osôb rozhodujúcich v IT pýtali na výzvy, ktorým čelili pri poslednej implementácii strategickej technológie. Najčastejšie uvádzaným problémom bola integrácia s existujúcim IT vybavením, a to v 28 %.

Preto keď osoby rozhodujúce v IT zvažujú novú investíciu, ako najdôležitejšie hľadisko v procese obstarávania sa ukázala kompatibilita, a to aj v porovnaní s možnosťami samotnej technológie.

Vzhľadom na čas, náklady a problémy spojené so zavádzaním úplne nových riešení však radíme, aby ste k obstarávaniu pristupovali strategicky a uprednostnili škálovateľné technológie, ktoré vám umožnia pridávať ďalšie možnosti v súlade s rozvojom podniku bez rozsiahlych nových implementácií.

Osôb rozhodujúcich v IT sme sa pýtali na úroveň podpory, ktorú mali pri poslednej implementácii významnej technológie. 61 % respondentov uviedlo, že v určitej miere využívali externého dodávateľa tretej strany.

Je zaujímavé, že nie všetky podniky pri hľadaní externej pomoci uplatňujú rovnaký prístup. 34 % hľadá základnú úroveň podpory, ktorá im dodá sebadôveru, aby mohli úlohu zvládnuť sami. 35 % hľadá partnerstvo založené na spolupráci, v ktorom je zodpovednosť za projekt zdieľaná. A napokon, 30 % osôb rozhodujúcich v IT uprednostňuje spoluprácu s partnerom, ktorý prevezme plnú zodpovednosť za projekt od začiatku až do konca.

Závisí to od potrieb a možností organizácie. Veľké organizácie s viac ako 5 000 zamestnancami sa častejšie rozhodujú pre plnú spoluprácu, čo nie je prekvapujúce vzhľadom na zložitosť implementácie nových technológií v podnikoch tejto veľkosti.

Kľúčovým záverom je, že neexistuje univerzálna stratégia, ktorá by vyhovovala všetkým – každý podnik musí pred zapojením externej podpory zvážiť, kde má silné a slabé stránky.

Správna voľba pre vás závisí od priorít vašej organizácie.

Náš prieskum napríklad ukázal, že podniky, ktoré si poslednú veľkú technologickú implementáciu riadili sami, zaznamenali najmenej problémov s kompatibilitou a oneskorením – ak je teda vašou najväčšou prioritou rýchlosť, môže to byť najlepšia možnosť. S tým však súvisí cena v podobe menšej priebežnej podpory, keďže pätina respondentov vnímala komunikáciu s predajcami ako nedostatočnú a každý siedmy respondent mal pocit, že mu chýbala popredajná podpora.

U osôb rozhodujúcich v IT, ktoré sa rozhodli pre plnú spoluprácu s treťou stranou, existovala väčšia pravdepodobnosť, že nebudú hlásiť žiadne problémy (21 %). Výber tejto cesty znamenal aj lepšiu popredajnú podporu a komunikáciu, a čo je rozhodujúce, len 5 % muselo projekt ukončiť, čo je takmer o polovicu menej ako pri internej implementácii. Jednou z nevýhod, na ktorú poukázal náš výskum, bol mierny nárast počtu problémov s funkčnosťou.

Je zrejmé, že snaha o kombinovaný prístup k podpore, pri ktorom by bola na začiatku zodpovedná tretia strana a potom by sa zavádzanie realizovalo vo vlastnej réžii, alebo naopak, by mohla byť problematická. Viac ako 90 % osôb rozhodujúcich v IT, ktoré sa vydali touto cestou, hlásilo problémy a podstatne viac z nich bolo nútených projekt ukončiť. Tento prístup viedol aj k vyššiemu výskytu problémov, ako sú napríklad nevhodnosť technológie na daný účel alebo nízka miera prijatia nových systémov zamestnancami.

Každej osobe rozhodujúcej v IT, ktorá sa stretla s týmito výzvami, je jasné, že nie všetci partneri sú rovnakí.

Výber správneho partnera pre implementáciu významnej technológie nie je jednoduché rozhodnutie. Závisí na tom veľa.

Dobrý partner môže spolupracovať s osobami rozhodujúcimi v IT a rôznymi oddeleniami podniku s cieľom zmierniť niektoré riziká súvisiace s kompatibilitou a časovým harmonogramom veľkých a zložitých projektov. Ale platí to aj naopak. Ako sme videli, problémy s kompatibilitou a oneskorením môže plná spolupráca ešte prehĺbiť.

O čom to svedčí? Je veľmi dôležité, aby osoby rozhodujúce v IT spolupracovali s partnerom, ktorý má bohaté skúsenosti s integráciou riešení a odborné znalosti o technológii, ktorú chcú osoby rozhodujúce v IT zaviesť. Potenciálni partneri musia byť schopní vhodne spojiť rôzne riešenia a zladiť ich tak, aby fungovali spoločne.

Úspešná implementácia si vyžaduje aj dôkladné pochopenie podnikových procesov – najmä toho, ako sa v organizácii spracovávajú dokumenty a informácie – s cieľom odstrániť akékoľvek prekážky.

Najlepší partner by mal v konečnom dôsledku vzbudiť dôveru, aby sa osoby rozhodujúce v IT mohli bezvýhradne venovať automatizovanej budúcnosti a využiť výhody vyplývajúce z lepšej bezpečnosti a dodržiavania predpisov, vyššej produktivity a výnimočnej zákazníckej skúsenosti.

Neexistujú okamžité riešenia, ktoré by uľahčili implementáciu nových technológií. Vo svojej podstate ide o náročný proces, v ktorom sú problémy s kompatibilitou neustále prítomné.

Ale tie podniky, ktoré sú už digitálne vyspelejšie, s firemnou kultúrou, ktorá prijíma nové technológie a nové myšlienky, majú dobré predpoklady na úspech. A ak osoby rozhodujúce v IT naplánujú budúcnosť, zabezpečia potrebnú podporu a nájdu partnera, ktorý je schopný poskytnúť tú správnu podporu, zaistia najvyššiu pravdepodobnosť, že implementácia bude úspešná a prinesie výhody celej organizácii na dlhé roky dopredu.

V spoločnosti Canon máme viac ako 30 rokov skúseností s projektovaním podnikových procesov, implementáciou a riadením riešení. Už sme podporili viac ako 2 700 zákazníkov v celej Európe pri zlepšovaní ich správy informácií. A špecializujeme sa na hyperautomatizáciu pracovných postupov a správu digitálnych dokumentov – takže nech ste na ceste k správe informácií kdekoľvek, sme pripravení pomôcť vám prejsť do ďalšej fázy.

Stiahnite si našu správu a dozviete sa viac o bežných úskaliach, ktorým podniky čelia pri zavádzaní technológií, a o tom, ako organizácie využívajú technológie, ako je automatizácia, na lepšiu správu informácií.