Ako rozhodnutia o hardvéri môžu pomôcť vašej digitálnej transformácii alebo ju narušiť

Digitálna transformácia, ktorá už aj tak bola strategicky dôležitá, sa stala v čase pandémie koronavírusu ešte dôležitejšou. 59 %¹ riaditeľov v oblasti IT uvádza, že tlak v dôsledku pandémie urýchlil ich postup digitálnej transformácie. Nová situácia má výrazný vplyv na vaše budúce hardvérové požiadavky. Aby vaše investície neboli zbytočné, mali by ste zvážiť, ako vaše kancelárske technológie zapadajú do vašej dlhodobej stratégie digitálnej transformácie.

Štatistiky sa síce rôznia, výskum² však predpovedá, že na konci roka 2021 25 až 30 % pracovníkov bude pracovať z domova viacero dní v týždni. Práca na diaľku nie je nový jav, ktorý priniesla až pandémia, ale trvalý trend rastúci už desaťročie. Záväzok k flexibilnejšiemu a hybridnejšiemu prístupu k práci ohlásilo už veľa významných značiek. Môžeme teda očakávať zrýchľujúci sa pokles počtu pracovníkov prichádzajúcich do kancelárie. Realitou je, že úloha kancelárie sa bude jednoducho meniť. Namiesto predvolenej voľby pre všetky pracovné aktivity to bude možnosť pre úlohy, ako sú osobná spolupráca a používanie špecializovaných zdrojov.

Firmy a ich pracovníci sa budú slobodne rozhodovať – čo chcem dosiahnuť a ktoré pracovné prostredie mi pri tom najlepšie pomôže? Úlohou obchodných a IT manažérov bude zaistiť, aby technológie pri tomto rozhodovaní nehrali žiadnu úlohu, ale pôsobili iba ako tichý sprostredkovateľ v každom pracovnom prostredí. V prípade IT manažérov bude tento prechod zvlášť dôležitý. V minulosti spoločnosti uprednostňovali investície do pevných kancelárskych technológií. Ak má však hybridná práca fungovať správne, je potrebné ku všetkým pracovným prostrediam pristupovať rovnako. Cieľom by malo byť zaistenie konzistentnej pracovnej skúsenosti bez ohľadu na miesto.

S ohľadom na tieto faktory je investícia do správnych technológií rozhodujúca. Stredobodom záujmu by malo byť zabezpečenie toho, aby bežné firemné procesy, ako sú splatnosť účtov a nábor zamestnancov, mohli stále fungovať efektívne napriek tomu, že viac pracovníkov pracuje čiastočne alebo úplne na diaľku. Digitalizácia bude dôležitou súčasťou prípravy na prácu na diaľku, keďže tímy nemôžu jednoducho spolupracovať na fyzických dokumentoch. Transformáciou fyzických dokumentov na digitálne údaje zamestnanci tieto dokumenty nielen sprístupnia ďalším členom tímu, ktorí pracujú z domu, ale zaistia sami sebe možnosť pokračovať v práci po návrate domov. To umožňuje efektívnu samostatnú aj tímovú hybridnú prácu.

Takmer polovica (49 %) firemných lídrov považuje digitalizáciu papierových procesov za veľmi dôležitú pre iniciatívy firemnej transformácie³. Avšak napriek dôrazu na transformáciu až 65 % riaditeľov v oblasti IT verí, že papier bude dôležitý pre pracoviská aj v roku 2025⁴. Bez ohľadu na vývoj digitálnych technológií sa predchádzajúce predpovede „bezpapierových kancelárií“ nenaplnili. V skutočnosti ani za takých extrémnych podmienok, ako je pandémia, kedy sa digitalizácia zvyšuje, nie sú spoločnosti často schopné nahradiť papierové pracovné postupy na 100 % za digitálne⁵. Faktom je, že väčšina spoločností stále vyžaduje v určitom okamihu počas bežných pracovných postupov fyzické dokumenty, keďže tieto postupy na svojom začiatku alebo konci vyžadujú použitie papiera.

Čo to znamená pre investície? Znamená to, že prinajmenšom v predvídateľnej budúcnosti budú IT manažéri musieť investovať do technológií, ktoré podporujú efektívne hybridné spôsoby práce.

Nákup správneho hardvéru je dôležitý na vytvorenie technologického ekosystému, ktorý podporuje hybridnú prácu. Rozhodovať sa o investíciách na základe predchádzajúcich nákupov alebo úspor nákladov môže byť lákavé, ale dnešný svet sa významne odlišuje od toho spred 12 mesiacov. Dnešné zariadenia na tlač a skenovanie musia fungovať ako centrum hybridných pracovných tokov. Možnosti pripojenia a funkcie digitalizácie by mali byť hlavným faktorom pri rozhodovaní o akýchkoľvek budúcich nákupoch.

Portfólio spoločnosti Canon bolo špeciálne navrhnuté s ohľadom na efektívnu hybridnú prácu. Naše inteligentné multifunkčné zariadenia využívajú najnovšie technológie snímania a spracovania dokumentov a majú zabudované pokročilé možnosti pripojenia ku cloudu (vrátane bežných cloudových úložísk a aplikácií na riadenie pracovných postupov).

Naše multifunkčné zariadenia, ako napríklad nová séria imageRUNNER ADVANCE DX C5800, neponúkajú iba najmodernejšie tlačové funkcie, ale aj inteligentné technológie skenovania, ktoré podporujú digitálnu transformáciu. Pracovníci môžu jednoducho premeniť tlačené dokumenty na digitálne údaje, ktoré môžu potom priamo preniesť do aplikácií ako OneDrive a Dropbox či pripojiť k systémom pracovných postupov (napríklad SAP Concur). Táto zlepšená pripojiteľnosť zaisťuje, že kolegovia majú údaje k dispozícii bez ohľadu na to, odkiaľ pracujú. To podporuje ešte efektívnejšiu prácu z ľubovoľného miesta.

Rok 2020 mal pravdepodobne výrazný vplyv na IT stratégiu a investičné priority všetkých IT manažérov. Okamžitou prioritou síce je „aby to fungovalo“ čo najskôr, spoločnosti by však mali o hybridných pracovných postupoch uvažovať v dlhodobej perspektíve. Ako budú pracovné postupy fungovať efektívne z rôznych miest zároveň? Ktoré prvky týchto procesov je možné okamžite digitalizovať? A v ktorých oblastiach je tlač stále dôležitá? Na podporu bezproblémovej práce, a to aj pri prechádzaní medzi tlačou a digitálnym prostredím, by sa IT manažéri mali snažiť investovať do multifunkčných zariadení novej generácie. Tie napĺňajú potreby každodennej tlače, ale zároveň ponúkajú možnosti pripojenia, funkcie digitalizácie a umožňujú nové pracovné postupy.

Zistite, ako naše najnovšie multifunkčné zariadenia odpovedajú na vaše potreby digitálnej transformácie